◆ A la recherche d’un modèle plus flexible, des entreprises font le choix de sous-traiter certaines activités.

◆ L’externalisation de la paie coûterait jusqu’à 25% moins chers aux entreprises.

Par B. Chaou

Les différents chamboulements imposés par la crise de la Covid-19 ont poussé les entreprises à se tourner vers un modèle de gestion plus souple et plus flexible. Nous assistons actuellement à l’externalisation de certains services dans le monde de l’entreprise, et la gestion de la paie en fait partie. Cette mission gérée essentiellement par le service administratif (ressources humaines et comptabilité), se voit de plus en plus confiée à des experts externes.

Pour quelle valeur ajoutée ?

Dans la majorité des cas, cette approche consiste à alléger le service des ressources humaines, mais pas que ! Elle permettrait aussi aux entreprises de faire des économies de coûts. En effet, selon Idriss El Houari, expert-comptable et directeur du cabinet El Amana, «cette démarche de sous-traitance coûterait jusqu’à 25% moins chers aux entreprises qu’une embauche. Les services proposés actuellement par les experts externes sont aussi devenus assez pointus et proposent divers services en parallèle, hors l’élaboration de la fiche de paie ou les déclarations sociales».

En termes de charges, il faut savoir qu’il est coûteux pour une entreprise d’être dotée d’un logiciel performant et de former le personnel à son utilisation. Ainsi, quand une entreprise décide d’externaliser cette activité, elle évite les coûts afférents à l’achat de logiciel, des frais de maintenance ou encore de recruter davantage de personnel.

Selon notre expert, l’externalisation permettrait également au service administratif d’économiser du temps. «La paie ‘bouffe’ énormément de temps pour les services administratifs, et surtout pour les patrons qui n’ont pas nécessairement un service ressources humaines bien rodé», nous explique Idriss El Houari.

Le rôle de l’expert externe

L’externalisation de ce service créera cependant un lien de dépendance vis-à-vis du prestataire. Les entreprises doivent donc avoir la possibilité de consulter continuellement l’état d’avancement des process. Pour cela, le cabinet en charge de la mission de la paie doit être en mesure de fournir une interface à son client via laquelle ce dernier pourra assurer le suivi de manière continue de ses activités de paie, et pouvoir bénéficier d’un tableau de bord complet.

Selon notre interlocuteur, «grâce aux nouveaux outils, cela est devenu facile à implémenter. D’ailleurs, c’est devenu monnaie courante dans cette activité d’externalisation de la paie». Parmi les autres défis que le cabinet doit relever, il y a la nécessité de s’assurer que les données des collaborateurs qui sont traitées et transmises par la société soient sécurisées et ne fassent pas l’objet de vols ou de pertes. Il doit y avoir, par ailleurs, une bonne confiance entre la société qui délègue et le sous-traitant.

C‘est pour cela que, de manière générale, les entreprises décident d’externaliser les services de la paie chez leurs experts-comptables, mais la signature d’un nouveau contrat est tout de même nécessaire. «Beaucoup d’entreprises externalisant leurs activités de paie omettent de signer un contrat avec les cabinets chez qui elles externalisent, en se basant généralement sur la relation qui les lie déjà avec eux. Alors que le contrat de paie doit être distinct des missions des expertscomptables avec qui elles collaborent», précise El Houari.

Bien choisir son prestataire

Il est nécessaire de bien choisir son prestataire. Comme expliqué précédemment, les entreprises préfèrent soustraiter le service de la paie auprès de leurs experts-comptables au regard de la maturité de confiance qui les lie, mais aussi suite au développement de l’outil technologique que les experts-comptables ont fait l’effort d’adopter.

Certaines décident d’externaliser chez d’autres spécialistes. Dans ce cas, «il faut s’assurer que les prestataires ont une longue expérience dans le domaine. Une durée de quatre années d’expertise dans l’activité de la paie est fortement recommandée pour que le cabinet soit considéré comme fiable», recommande El Houari.

Il semble donc, selon le constat des professionnels, que l’externalisation du service de la paie peut s’avérer bénéfique d’un point de vue de maîtrise des coûts et permettrait aux entreprises à la recherche de flexibilité de trouver «bon compte». Cela dit, il est recommandé de choisir un prestataire fiable !